Como ahorrar costes para ajustarse al presupuesto para TI en 2025

La mayoría de los equipos de TI de las empresas tienen por delante este año una tarea compleja: avanzar en sus esfuerzos de transformación digital, al mismo tiempo que intentan controlar el gasto y ahorrar costes en TI para no saltarse el presupuesto de sus empresas. Todo esto en medio de un panorama en el que el aumento de la presencia de tecnologías como la IA se une a las presiones económicas mencionadas, mientras las amenazas a la ciberseguridad no cesan de crecer.

Por esto, los CIOs deben abordar el diseño y desarrollo de sus estrategias de transformación TI con una mentalidad estratégica para cuadrar sus avances en transformación digital y en infraestructura para cubrir las necesidades de su empresa con la inversión que pueden hacer en TI. Por eso es crucial que intenten ahorrar costes en puntos clave, que también en muchos casos les servirán para avanzar en digitalización si se abordan con cuidado.

Por ejemplo, pasar la gestión de TI a la nube es un punto estratégico para rebajar costes, mejorar la eficiencia y optimizar la escalabilidad. En vez de invertir en hardware y mantenimiento en local, las empresas se pueden beneficiar de la contratación de muchos servicios utilizando un modelo basado en las suscripciones, gracias a la flexibilidad y a la agilidad que ofrece en cuanto a operaciones.

La adopción de la nube permite a las empresas desplegar servicios con rapidez, sin los costes asociados al despliegue y mantenimiento de hardware en local. También evitarán desafíos técnicos relacionadas con la gestión en local de la infraestructura. Además, ganarán en flexibilidad, y podrán escalar recursos hacia arriba o hacia abajo en función de la demanda. Además, las plataformas cloud optimizan la gestión TI, ya que permiten externalizar los backup, la recuperación de desastres y la monitorización de seguridad. De todo ello se encargan los proveedores cloud.

Eso sí, el paso a la nube debe hacerse de manera cuidadosa, ya que hay que tener en cuenta muchos factores para evitar problemas y sobrecostes económicos no previstos ni deseados. También hay que tener en cuenta los riesgos que conllevan los monopolios de algunos provedores, así como las leyes de soberanía de datos y los requisitios de cumplimiento de normativas. Especialmente si la empresa pertenece a sectores que tienen que cumplir una regulación estricta.

Las estrategias de nube híbrida y multicloud pueden ayudar a reducir estos riesgos, ya que permiten una mayor flexibilidad y control, y evitan que se haga todo con un solo proveedor. Eso sí, para que la migración no de problemas, es necesario que quede todo bien documentado, con registros de los papeles de los servidores, y que haya controles de acceso para evitar que quien no deba pueda acceder a documentación y datos sensibles.

Automatización de tareas y  herramientas de gestión de activos

Automatizar una parte de las tareas administrativas puede ser también una buena idea para controlar los costes y mejorar la eficiencia. Porque al hacerlo no solo se agilizan tareas rutinarias, como el despliegue de software, la gestión de cuentas de usuario o la monitorización de sistemas. También se cubren faltas de talento, y se libera al equipo para realizar otras tareas más importantes en las que es imprescindible la gestión humana.

La gestión de parches de seguridad, así como la gestión de identidad y acceso son automatizaciones que pueden reducir en gran medida la carga de trabajo manual. Hacerlo también con las funciones de atención al cliente con chatbots y gestión de tickets puede incluso acelerar la resolución de problemas. Y programar copias de seguridad y los procedimientos de recuperación de desastres aseguran la continuidad del negocio con la mínima intervención de los miembros del equipo de TI.

La seguridad y las tareas de cumplimiento de normas también pueden aprovechar la automatización gracias a herramientas de gestión de configuración de red, de análisis de logs y de detección de amenazas en tiempo real. El escalado automático en entornos cloud permite también ajustar los recursos casi en tiempo real y con base en la demanda. Así se optimiza no solo el gasto, sino también el rendimiento.

El aprovisionamiento de dispositivos también se puede automatizar, lo que permite por ejemplo a los empleados recibir equipos completamente configurados cuando empiezan a trabajar en la empresa, o cuando es necesario sustituir sus equipos. Al reducir las tareas manuales, los equipos de TI se pueden centrar en operaciones mucho más estratégicas que el mantenimiento rutinario.

Utilizar herramientas de gestión de activos para hacer un seguimiento del hardware y software, así como para gestionarlos, puede conducir a un ahorro de dinero importante. Si se integran este tipo de soluciones, por ejemplo, con Active Directory, se consigue una mayor visibilidad y control de los activos de TI, lo que facilita la monitorización del acceso de los usuarios, el uso de software y el estado de los dispositivos de una empresa.

Así se puede identificar hardware infrautilizado, reasignar licencias de usuario de software y cancelar suscripciones redundantes, asegurando una distribución de recursos óptima. También es posible automatizar la generación de informes de cumplimiento de normativas o identificar el hardware que está desfasado y que hay que cambiar.

Valorar infraestructura y externalizar la gestión de TI para ahorrar costes

Más allá de la gestión de TI, la valoración de la infraestructura que les da soporte es crucial para ahorrar costes y mejorar el nivel de eficiencia en operaciones. Un entorno de TI optimizado y buen documentado ayuda a seguir su rendimiento, a identificar fallos de eficiencia y a asegurar que los recursos se usan de manera eficaz.

En el caso de las empresas que tienen su propio hardware, emplear tecnologías de virtualización como VMware les permite maximizar el uso de recursos cuando usan varias máquinas virtuales en un único servidor físico. Así pueden ahorrar tanto en inversión hardware como en costes de energía. Los modelos cloud e híbrido también dan oportunidades para externalizar cargas de trabajo que no sean críticos a entornos con menos costes.

Por otro lado, las herramientas de mapeado de infraestructuras, como los diagramas de topología de red, o los mapas de arquitectura hardware, mejoran tanto la visibilidad de los sistemas como la resolución de problemas. Una plataforma de TI centralizada aporta visibilidad en tiempo real del uso de servidores, los flujos de datos y las dependencias, ayudando a que los equipos de TI puedan evaluar las cargas de trabajo y aprovechar la distribución de recursos.

Externalizar la gestión de TI a un MSP es otra de las medidas que se pueden tomar no solo para reducir costes. También para tener acceso especializado a expertos, así como a contar con soporte continuo. Los MSP ayudan a controlar los gastos de TI, eliminan la necesidad de hacer grandes inversiones de capital en infraestructura, y también en personal.

Además ofrecen servicios de ciberseguridad, cumplimiento de normativas o soluciones de recuperación de desastres, entre otras cosas. Esto hace que también sean perfectos para empresas de sectores altamente reguladas, como el sanitario, el legal o en financiero.

Las empresas con equipos que trabajan en remoto, o con oficinas repartidas por distintas ubicaciones contarán también con monitorización continua y con resolución de problemas ágil, sin importar en los sistemas de qué oficina de su organización se haya producido.

Además, las que estén en fase de crecimiento podrán escalar servicios de TI sin retrasos ni necesidad de formar a gente a nivel interno para realizar tareas concretas. Por tanto, a las que más beneficia este paso es a la pymes y a las que no tienen a los servicios de TI entre sus servicios principales o deben cumplir regulaciones estrictas.