25 de septiembre de 2016

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Digitalización con HP eCustodia

Digitalización con HP eCustodia

Digitalización con HP eCustodia
julio 06
09:39 2009

La nueva solución de la compañía resuelve los problemas de digitalización, conservación y archivo de documentos y firmas electrónicas. Su objetivo es actuar como almacén de todos los generadores de documentos, garantizando así la preservación del contenido, manteniendo la validez jurídica de las firmas electrónicas y asegurando su posterior recuperación, garantizando con ello la vida de los documentos a largo plazo.

 

En la actualidad, las empresas públicas y privadas están experimentando un crecimiento exponencial de la documentación, así como de los costes físicos del almacenamiento. A su vez, hay una firme apuesta por la empresa sin papel, al convertirse en un factor de eficiencia y hacer posible una reducción de costes gracias, entre otras cosas, a la automatización de factores. Así lo demuestran realidades como la receta, la historia clínica, el expediente bancario o la Administración electrónicas. A ello se une la necesidad de la convivencia de los canales físicos y los digitales, así como una serie de legislaciones de obligado cumplimiento en la materia como son el caso de la Ley 11/2007 LAECSP o la Ley 56/2007 LISI.

"En este contexto, la realidad es que los documentos electrónicos caducan, los formatos quedan obsoletos y la firma digital pierde valor probatorio, lo que en muchos casos se convierte en un auténtico reto para todo tipo de organizaciones, pequeñas, medianas o grandes, públicas o privadas", afirmó Luis Buezo, director de la Práctica de Seguridad de HP España.

El ciclo de vida de los archivos electrónicos pasa por la automatización del ecosistema, que se divide en cuatro pasos:

1 – Capturar los documentos físicos y electrónicos.

2 – Automatizar la captura de datos para indexar el contenido.

 

3 – Almacenar y clasificar la información en un repositorio central.

4 – Disponer los medios para recuperar la información con métodos de búsqueda sencillos para los usuarios, gestionando los ciclos de retención y eliminación de la documentación.

Automatización del proceso

HP eCustodia permite la entrada de documentos digitalizados y electrónicos en origen, dando servicio de archivado de documentos electrónicos para todas las aplicaciones de la empresa y ofreciendo servicios SOA para su integración. Además, posibilita clasificar y recuperar la información mediante criterios propios de la empresa.

Esta solución lleva a cabo una automatización real del flujo de trabajo en el proceso de captura y digitalización, incluyendo la captura de los datos que permiten la clasificación de los documentos en la organización. Además, entre sus principales características incluye un esquema de archivado, basándose en estándares del mercado como OAIS (Open Archival Information Sytem) y clasificación de los expedientes, a los que caracteriza según las necesidades de cada empresa.

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Elisabeth Rojas

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