FinOps, la clave para optimizar los costes de la nube en las empresas

Una de las principales preocupaciones de los departamentos financieros de las empresas que utilizan una o varias nubes para gestionar su almacenamiento de información y sus cargas de trabajo, es mantener a raya los gastos que se hacen en su infraestructura. Sobre todo, porque se ha convertido en habitual que varias divisiones o grupos de trabajo utilicen distintas nubes, y si lo hacen de manera independiente, y sin coordinarse con otros equipos que también las usen, el gasto se puede disparar. Para evitar esto se ha popularizado un método de gestión conocido como FinOps.

Qué es FinOps

Este término, que nace de la combinación de los términos Finanzas y DevOps, quiere decir Operaciones financieras. Es una práctica de gestión que promueve el reparto de la responsabilidad de los costes y la infraestructura de computación en la nube de una empresa. Operando en un marco de FinOps, los equipos de TI y DevOps colaboran en ello con otras áreas de la empresa más alejadas de todo lo relacionado con la tecnología en la empresa. Entre ellos los de finanzas y compras.

Por lo tanto, uno de sus objetivos es conseguir que los equipos de tecnología, desarrollo de negocio y finanzas trabajen de manera coordinada para tener controlados los gastos de los servicios cloud que tienen contratados. Pero este sistema de gestión va más allá de trabajar para ahorrar dinero.

Además sirve para que varios equipos, como hemos visto, se pongan de acuerdo para tomar las mejores decisiones posible en relación con el rendimiento y la calidad en la inversión en tecnología. También en el uso que se le da a la computación cloud en la empresa. La idea que hay detrás de esta metodología, por tanto, es hacer que una empresa tome las mejores decisiones a la hora de invertir en la nube, y que no solo tome las que impliquen un coste más bajo.

El trabajo de la Fundación FinOps

Las prácticas que se ponen en práctica al utilizar la metodología FinOps las ha desarrollado la Fundación FinOps, una ONG que cuenta ente sus miembros e impulsores a compañías tecnológicas de la talla de Atlassian, Cloudify o VMware.

Aunque no establece directivas fijas para empresas o en cuanto a tecnología, la Fundación se encarga de promover normas, mejores prácticas y formación, lo que permite a equipos de todo tipo de organizaciones aprender a sacar partido a sus técnicas de gestión. Además, ofrece varios programas de certificación en FinOps. En la actualidad, la Fundación FinOps tiene unos 5.300 miembros de más de 1.500 empresas.

La idea de la metodología FinOps nació como un sistema de aplicación de ciertas prácticas financieras tradicionales a los costes y a la gestión de recursos para los servicios externos, mientras se apoya a áreas de negocio dinámicas, como DevOps. Sobre todo para todo lo relacionado con la nube, así como otros elementos que utilizasen un presupuesto variable.

Su base es muy sencilla, y consiste en que, en vez de dejar a cada responsable de departamento o jefe de grupo tomar sus propias decisiones en cuanto a la nube, se opte por crear un grupo multidisciplinar y colaborativo para realizar varias tareas de manera coordinada.

Entre estas tareas están la evaluación de las necesidades de las cargas de trabajo, la creación de la arquitectura cloud más eficiente para cada aplicación, la negociación central del esquema de precios para la nube más eficiente, el uso de recursos cloud a partir de un pool común, y la aplicación de las mejores prácticas en presupuestos, informes, gestión y monitorización.

En medio de esto, nació la Fundación FinOps, el 20 de agosto de 2020. La puso en marcha la Fundación Linux para avanzar en la gestión financiera de la nube a través de las mejores prácticas, estándares y educación. Como hemos mencionado, cuenta con un fuerte apoyo de entidades del sector tecnológico. Y entre otras cosas, estableció lo que se conoce como el ciclo de vida de FinOps.

El ciclo de vida de FinOps

La Fundación FinOps recomienda un enfoque iterativo para la gestión del coste de los servicios cloud. Para ello aconseja seguir tres fases, que requieren gestión continua, y que pueden coexistir en una organización para distintos proyectos o cargas de trabajo cloud. La primera fase es la de información. Ni la gestión ni la asignación de costes pueden existir si no hay información precisa de lo que se necesita y se tiene.

Esta información es clave para las pruebas, el presupuestado y las previsiones, e impresdindible para calcular, entre otras cosas, el ROI. Entre la información necesaria para aplicar la metodología FinOps están las etiquetas de recursos y los mapeados de negocio, para que cada área que efectúa un consumo de recursos en la nube esté identificada y controlada.

La segunda fase del ciclo de vida de FinOps es la optimización, que implica el control tanto de los costes como del uso de recursos. En algunos casos, la optimización puede depender de los ahorros en coste, como el uso de descuentos por uso, para reservar dinero para el uso de una instancia a largo plazo. En otros casos, puede consistir en reducir o apagar recursos que no se necesitan o que están infrautilizados. Otras optimizaciones se pueden centrar en el rendimiento de las cargas de trabajo, o en el escalado de recursos vitales.

La tercera y última fase del ciclo de vida de FinOps es la operación. Incluye el uso de métricas de FinOps para evaluar el rendimiento, la calidad y los beneficios, en cuanto a costes, de tener cargas de trabajo en la nube. Esta fase permite que los equipos de negocio, finanzas, tecnología e ingeniería colaboren con otros activos de la empresa en actividad y gobernanza de las cargas de trabajo.

Los principios base de FinOps

La metodología FinOps está creada a partir de varios principios, centrados en subrayar los objetivos principales de un entorno FinOps. El primero de estos principios es la colaboración, y señala que los equipos de FinOps necesitan colaborar. Para ello es necesario eliminar los compartimentos estanco tradicionales, además de animar a diversas áreas de la empresa a adaptarse a las dinámicas del uso de la nube.

El segundo de estos principios es la propiedad. Así, mientras un equipo de FinOps puede ofrecer a una empresa un centro cloud de excelencia centralizado, los principios de GFinOps animan a< que haya una visibilidad directa, y una propiedad por parte de los principales activos de la empresa del uso que hacen de su nube en relación al presupuesto establecido. De esta manera, cada propietario de una carga de trabajo, o departamento, es capaz de comprender y responsabilizarse de su parte de uso de la nube.

Otro de los principios de FinOps es la centralización. Las empresas tendrán un equipo de FinOps, formado por profesionales expertos y capaces de centralizar los elementos importantes, en cuanto a coste y recursos, relacionados con el uso de la nube. Son los miembros de este equipo los que se encargan de negociar y gestionar problemas.

Entre ellos los descuentos por volumen, la reserva de instancias y las rebajas por uso. Esto evita preocupaciones sobre los costes de la nube a otros activos de la empresa, a los que llegarán los recursos cloud más efectivos en cuanto a coste, y que estén disponibles, para el despliegue de cargas de trabajo.

Para que la metodología FinOps funcione también es importante la elaboración de informes. Los equipos de FinOps funcionan a partir de información precisa, completa y a tiempo. Esto hace que el equipo y los propietarios de las cargas de trabajo reciban feedback para que puedan tomar decisiones críticas para el negocio tan pronto como sea posible. Además, la elaboración de informes puede ayudar a detectar tendencias y a mejorar las previsiones.

Otro de los principios de este sistema reside en el valor. Es decir, en que las decisiones se tomen con relación al valor de negocio de la nube, y no solo teniendo en cuenta los costes. Lo ideal es conseguir un equilibrio entre rendimiento, calidad y coste del uso de la nube. El último principio son los costes, y se basa en que los equipos de FinOps usan modelos de costes variables para la nube, centrados en beneficiar a la organización. Con ellos, los equipos pueden optimizar instancias y servicios para que alcancen los niveles apropiados.

Ventajas e inconvenientes de FinOps

Cuando se implementa de manera correcta, el conjunto de prácticas y normas de FinOps puede ser muy beneficioso para las áreas de la organización que trabajan con la nube. Entre estas ventajas está el ahorro de costes, la visibilidad de estos, su optimización y la posibilidad de atribuir a un equipo o área lo que consume o gasta en cloud. Pero esta metodología también presenta ciertos inconvenientes y desafíos para las empresas.

El primero de ellos está relacionado con las herramientas, ya que las empresas necesitan diversas herramientas y plataformas preparadas para la planificación mediante FinOps. Entre ellas hay utilidades de optimización de costes para proveedores cloud concretos. También se necesitan, en ciertos casos, herramientas con soporte multicloud.

También puede haber problemas de colaboración. La metodología FinOps funciona mejor cuando en el equipo encargado de ponerla en práctica en una empresa incluye a miembros de ingeniería, tecnología, finanzas y desarrollo de negocio. Esto puede ser, por lo tanto, un problema para las organizaciones que tengan los departamentos compartimentados y aislados, y que no incentiven el trabajo colaborativo.

Pero la aplicación de FinOps también puede conllevar problemas y barreras en la gestión. Esta metodología se basa en políticas y procesos pensados para conseguir la eficiencia tecnológica, y también la eficiencia en costes. Si no se planifica y ejecuta correctamente, puede quedarse corta  en cuanto a ejecución, o directamente, fracasar.