Gestión del cambio: qué es, cómo afecta a las empresas y qué software lo facilita

Cuando una empresa necesita un cambio de organización o de operaciones, tiene que tener en cuenta que estos cambios van a afectar a varios de sus niveles. También que los cambios, por poco profundos que sean, van a afectar a diversos departamentos. Por lo tanto, es aconsejable que todas las novedades se lleven a cabo de manera ordenada y planificada. A ello puede ayudar un sistema conocido como gestión del cambio.

Cuando hablamos de gestión del cambio nos referimos a un enfoque sistemático centrado en la preparación y en la ejecución de los cambios de calado en una empresa o en un centro de trabajo. Su misión es definir cómo una empresa puede implementar cambios en los procesos, tanto internos como externos. También implica la monitorización y control previa y posterior a la ejecución de los cambios, con el fin de asegurar que los empleados a los que afectarán los procesos sientan que tienen el apoyo que necesitan para abordarlos.

Hay tres categorías de cambios que se pueden llevar a cabo en una empresa: cambio de desarrollo, transformador y de transición. En cualquiera de los tres, el objetivo de la gestión del cambio es asegurar que con los nuevos procedimientos e implementaciones se logra facilitar a una empresa el alcance de sus metas.

Ventajas y desafíos de la gestión del cambio en una empresa

Con un proceso de gestión del cambio, una empresa se asegura de valorar todos los componentes de negocio que estarán implicados en las variaciones, así como de implementar una estrategia centrada en lograr el éxito en cuanto a organización. Se trata, por tanto, de un enfoque importante para abordar variaciones en procesos, por diversos motivos. Uno de ellos es que permite realizar cambios multidisciplinares y que afecten a distintos equipos que trabajan en la consecución de los mismos objetivos.

A menudo, las empresas requieren cambios multidisciplinares para ayudar a los equipos a colaborar y abrir nuevas vías de comunicación. Con la gestión del cambio tienen la oportunidad de alinear los cambios propuestos por los equipos con el objetivo u objetivos comunes a todos. Además, al utilizar este enfoque, los miembros de los equipos comprenderán mejor, y a un nivel más profundo, cómo les afectará el cambio, tanto a ellos como empleados como a sus tareas cotidianas, en relación a los fines principales del proceso.

Otra de las ventajas de utilizarlo es que si hay cualquier problema u obstáculo durante la implementación de los cambios, resulta más sencillo identificar el problema y su origen, además de dar con su solución.

La gestión del cambio también permite mejorar el rendimiento y la productividad, porque cuando una empresa se adapta con éxito a nuevos sistemas y procesos, tiende a beneficiarse de mejoras en ambos aspectos. Ayuda a eliminar complicaciones y permite lograr resultados con más rapidez, así como a identificar brechas de productividad y a buscar su solución.

También pone en sintonía la práctica de una organización con sus valores, y contribuye a la reducción de costes durante el proceso. Por si esto fuera poco, también ayuda a tener en cuenta los factores externos y su impacto en los cambios a realizar. Y quizá lo más importante: hace que los empleados se impliquen en los cambios, impulsando su positividad y reduciendo el rechazo a las novedades.

Implementar metodologías de gestión del cambio al renovar procesos y sistemas en una empresa es bastante ventajoso. Paralelamente, no utilizarlas tiene notables inconvenientes. Entre ellas, la no implementación de cambios a largo plazo, la pérdida de oportunidades por no realizar tareas de investigación y planificación necesarias para realizar los cambios, la obsolescencia de productos y servicios por no valorar si serán útiles para los clientes de la empresa a medio o largo plazo, una moral más baja entre los empleados por sentirse excluidos de los cambios, una mayor resistencia a ellos por parte de la plantilla o peor atención al cliente.

La puesta en marcha de un proceso de gestión del cambio en una empresa no es tarea sencilla, ya que para tener éxito con él será necesario solventar varios desafíos. El primero es dar con un sistema adecuado para medir la gestión, para lo que hay que tener en cuenta su acción en el liderazgo de la empresa, la gestión del proyecto, y en los empleados.

Esto último es bastante importante para que la gestión del cambio tenga éxito, por lo que hay es necesario que los dirigentes de la compañía, sobre todo los que estén implicados directamente en el proyecto, ayuden a su plantilla a conocer lo que implica, a comprenderlo y a aceptarlo.

Otra de las principales barreras para la gestión del cambio es la resistencia a la adaptación a nuevos escenarios y procesos, con un inmovilismo que perjudica a la compañía. Es fundamental detectar este obstáculo a tiempo, ya que puede dar al traste con todo el proceso y hacer que la compañía no consiga sus objetivos.

Por último, otro de los desafíos es la realización de cambios en la organización a distintos niveles. Es decir, la dimensión que pueden tener sus procesos. Por eso es necesario realizar una gestión del cambio escalable y en línea con los objetivos.

Software de gestión del cambio: principales herramientas

Para llevar a cabo un proyecto de gestión del cambio es imprescindible apoyarse en herramientas software. Su misión será no solo facilitar el proceso, sino también ayudar a llevar un registro de las tareas realizadas, las que están en curso o las que están aún por realizar. Entre estos programas hay utilidades como Howspace, FreshService, WhatFix, ClickUp y ManageEngine.

El primero de ellos está pensado para todo tipo de equipos y sectores. Uno de sus mayores atractivos reside en su interfaz agradable, y las múltiples funciones de gestión que ofrece para ayudar en la transformación de una organización. Cuenta con varios widgets, cada uno centrado en un aspecto particular del proceso. Por ejemplo, Journey widget visualiza el proceso de cambio al completo, Super Chat Widget facilita la comunicación entre miembros del equipo y los widgets Poll y Pulse permiten hacer encuestas entre los empleados.

La hoja de ruta del proyecto que ofrece permite que los usuarios voten sobre los pasos y funciones a implementar, y permite la colaboración en tiempo real, además de asíncrona. Es gratuita para equipos pequeños de hasta 20 usuarios. Ofrece varios planes a partir de 12 euros por mes y usuario, y es posible contactar con ellos para contratar una solución personalizada en prestaciones y precio.

El segundo, FreshService, de FreshDesk, está pensado para equipos de IT. Se trata de una herramienta de gestión de soluciones que ayuda a simplificar la gestión de tareas y operaciones con funciones de gestión del cambio. Entre ellas la opción de establecer comprobaciones obligatorias en cada etapa y la puesta en marcha de aprobaciones jerárquicas.

Ofrece varios planes a partir de 15 euros por mes y usuario, y cuenta con opciones de rastreo visual de cambios durante su proceso y automatización de aprobaciones. Permite crear una junta asesora de cambios, con un responsable que actúe como experto. Además, deja monitorizar los cambios después de su implementación y revisar el proceso de despliegue de los mismos. Eso sí, sus opciones de gestión del cambio solo están disponibles a partir de sus opciones Pro y Enterprise.

De todos ellos, el más adecuado para la adopción de cambios en entornos digitales es WhatFix, diseñado especialmente para promover la adopción digital. Por tanto, si los cambios que se van a implementar implican el uso de software nuevo en la organización, es una opción a tener en cuenta. Puede utilizarse para generar recursos interactivos, formación a demanda y herramientas de autoayuda, todo específico para los empleados afectados por los cambios.

No es por tanto una herramienta para gestión del cambio a nivel global, sino para la adopción de software. A cambio, ofrece guías y flujos de trabajo paso a paso e interactivas, y un sistema de enseñanza que funciona en el seno del software nuevo. Permite crear formaciones específicas para las necesidades concretas de un solo usuario, y funciones listas para dar soporte a muchos casos de uso distintos. Eso sí, se desconoce su precio, que hay que solicitar.

ClickUp, diseñado en principio como software de gestión de proyectos, también ofrece funciones de gestión del cambio. Incorpora numerosas plantillas para ello, y entre otras cosas permite poner en marcha mediante diagramas de Gantt y colaborar con los distintos miembros de un equipo para facilitar y suavizar el proceso. Es gratuito para uso personal, y cuenta con varios planes a partir de 7 dólares mensuales por cada usuario.

En cuanto a ManageEngine, una plataforma de gestión para TI de Zoho, ofrece un software de gestión del cambio conocido como ServiceDesk Plus, destinado a equipos de TI. Además, ManageEngine cuenta con una herramienta visual de generación de flujos de trabajo que ayuda a los equipos a indexar sus procesos actuales y los cambios que quieren hacerles.

Se encarga de fragmentar estos cambios en ocho etapas y permite recoger opiniones de la Junta asesora de cambio, así como de crear un calendario de gestión del cambio para planificar todo al detalle. Se integra con otras herramientas de Zoho, y cuenta con versión para utilizar en local y en la nube. Tampoco facilita su precio, y para conocerlo hay que contactar con la compañía.