Subir a la nube: un camino hacia la ventaja competitiva

Pilar Monroy, vocal de Formación y BI de Eurocloud.

Hemos decidido subir a la nube. Nuestra empresa “sube al cloud”. Una decisión que, en estos tiempos convulsos, cada vez es más fácil, porque la madurez del mercado permite comprobar muchos casos de éxito en distintas facetas de la amplia gama de “Servicios Cloud” que existen actualmente.

Casos de éxito que se pueden encontrar en nuestro mismo país, sector, o comunidad, y que cada vez más están animando a directivos y empresarios a emprender ese camino hacia la nube, esa aventura que, bien controlada y planificada, nos ayudará a obtener ventajas competitivas pronto, de forma fiable, y a un precio muy razonable. Para ir de un punto “A”, a un punto “B” hay que seguir un camino. Recto, curvo o sinuoso, pero camino.

Debemos elegir el medio de transporte, pertrecharnos si es necesario, y viajar. Ese es el espíritu de esta reflexión, analizar someramente qué debemos hacer para construir nuestra pista de despegue, criterios que nos permitan ir refinando la experiencia, mientras vamos cosechando los resultados.

Los siguientes párrafos hablan en general de pasos a dar y decisiones a tomar, para que en cada caso se pueda aplicar lo que se necesite.

Me gustaría desmitificar el hecho de que el camino hacia la nube es complicado y pedregoso. Es posible que sea cuesta arriba pero, ¿qué decisión empresarial no lo es?

Cómo construir la pista de despegue

Como en todo proceso de cambio, antes de movernos, deberemos evaluar dónde estamos, a dónde queremos ir (y qué queremos conseguir), cuándo, qué medios tenemos, cómo queremos usarlos y en qué estado queremos llegar. Esto aplica igual tanto si estamos planificando un viaje de ocio, como si hablamos de un proceso empresarial.

Siguiendo con el argumento, es conveniente pasar por las siguientes fases:

1 – Preparación: evaluar criticidad y riesgos

Preparar el camino para subir a la nube implica evaluar la criticidad del recurso tecnológico que vamos a migrar (infraestructura, plataforma o aplicación) así como los riesgos que se pueden producir si falla. Es posible que muchos riesgos ya estén evaluados en un plan de sistemas que la compañía tenga, pero en otros casos no. De igual forma, es necesario conocer las ventajas que nos ofrece la nube, para poder hacerlas coincidir con los objetivos más inmediatos que tengamos y que nos han llevado a tomar la decisión de acercarnos a ella (costes, fiabilidad, rapidez, volumen de negocio, flexibilidad, etc.).

Nos ayudarán preguntas como:

• ¿Cuál es el objetivo inmediato? ¿De cuánto tiempo dispongo?
• ¿Es necesario tener alta disponibilidad del recurso?
• ¿En qué estado de amortización se encuentra la inversión del recurso actual? En este punto, debo destacar que cuando hablamos de infraestructuras, existen en el mercado proveedores que son proclives a negociar la adquisición de equipos en plena amortización dentro de un plan global que se realiza en conjunto.
• ¿Durante cuánto tiempo podría funcionar la compañía sin ese recurso?
• ¿Qué riesgos está la compañía dispuesta a asumir durante el proceso de cambio?
• ¿Qué tipo de información (datos de negocio) queremos que esté involucrada?

Todas estas reflexiones, y otras muchas, deben hacerse antes y durante el camino, porque serán condicionantes posteriores para diversas elecciones que deben hacerse. En muchos casos no todos los recursos tecnológicos de la empresa podrán (aún) estar en la nube, pero es importante que en este momento sepamos cuáles, y por qué.

2 – Elección: y el servicio elegido es …

La fase de preparación nos debe haber permitido decidir por dónde comenzar. Imaginemos que vamos a sustituir la intranet de la compañía por una red social corporativa en la nube. Es el momento de pensar ¿qué se debe tomar en cuenta ahora? Los siguientes puntos deberían ser considerados:

• Objetivos a conseguir. Se deben enumerar y cuantificar, aplicados ya a éste servicio en concreto. Pueden ser económicos (costes o ventas), de eficiencia, de negocio, o de cualquier otra índole. Fijemos objetivos racionales, fáciles de medir.
• Presupuesto. Es crucial saber qué cuesta actualmente el recurso elegido (inversión si la hubo, costes de mantenimiento) y asignar un presupuesto al nuevo.
• Equipo. Hay que nombrar un equipo que se encargue del proyecto, que puede ser una única persona, y que se encargará de coordinar los recursos internos necesarios, de la adopción y del cumplimiento de los objetivos.
• Tiempo. Cuándo se quiere tener operativo el servicio en la nube. Este parámetro será estimado, porque se debe negociar con el proveedor cuando se vaya a elegir, pero es interesante haberlo establecido como hito. Por ejemplo, el Consejo de Administración se reúne en abril, y para entonces deberíamos tener el servicio operativo en la nube.
• · Indicadores. Los que permitan medir el éxito de la migración. Normalmente serán mediciones de los objetivos que se quieren conseguir.

Del mismo modo, en la elección debemos establecer pautas sobre la cantidad de usuarios a utilizar el servicio, su perfil (uso intensivo o esporádico, consulta o gestión, itinerantes o internos), desde qué dispositivos se quiere utilizar (equipos de sobremesa, portátiles o dispositivos móviles), flujo de datos necesario (para establecer volúmenes), y posibles picos de uso o crecimiento previsto. Los puntos anteriores pueden ser sumamente sencillos si el servicio que subiremos a la nube es básico. En cualquier caso, nos ayudarán a negociar con el proveedor del servicio y a facilitar la transición, porque teniendo esta información clara, será m ás fácil conocer cuánto cuesta el servicio y si un proveedor concreto cubre las necesidades que tengamos.

También es importante reflexionar sobre ¿quién maneja qué? En un servicio en la nube, cuanto más complejo es, más factores intervienen.

3 – Evaluar proveedores y productos

Posiblemente, esta fase de elección del proveedor, se haga paralelamente a la anterior en una parte del camino, porque la riqueza de servicios Cloud (o productos Cloud) que existe hoy en día, nos ofrecen posibilidades y comodidades que quizás no hubiésemos considerado. Para elegir bien, debemos basarnos en los pilares: compañía-producto-servicios.

• Compañía. Datos sobre la compañía nos serán útiles, su trayectoria, cartera de clientes, solvencia, y posiblemente cifras. Debo decir que hay compañías pequeñas que están ofreciendo excelentes productos en la nube en todo el mundo, así como compañías grandes que los ofrecen muy malos. Todo depende de qué busquemos.
• Producto. ¿Cubre las expectativas que hemos ya analizados? En caso contrario, ¿Ofrece alternativas razonables? Aquí entra en juego todo el trabajo realizado previamente en las fases 1 y 2.
• Servicios. Aquí me refiero a todo lo que rodea el producto en la nube que vamos a contratar, es decir, los contratos de nivel de servicio (SLA, o CNS), los plazos de permanencia si existen, las condiciones del servicio, los criterios de seguridad que apliquen, certificaciones, así como toda la cadena de proveedores que ellos tengan.

Una de las ventajas de la nube es la elasticidad, esto es, poder contratar y pagar sólo por aquello que uso, en cada momento. Es decir, en el ejemplo de la red social, contratar 50 usuarios sólo para la campaña de verano, o eliminar la funcionalidad X que no se usa. Si vamos a necesitar elasticidad habrá que evaluar la rapidez y fiabilidad con que se puede aumentar o disminuir los recursos que son contratados.

Me gustaría hacer una breve reflexión ahora sobre la seguridad y los datos. Aunque cada vez menos,sigue siendo una barrera para subir a la nube y debemos tenerlo en cuenta. En el primer punto hablábamos de riesgos. Siempre existe el riesgo de un desastre natural que corte el acceso a los datos, o podría existir un defecto de seguridad que ponga en compromiso mi información. Por eso, este tema hay que hablarlo con el proveedor durante la etapa de elección. Es muy conveniente conocer los procesos de funcionamiento del proveedor, sus criterios de seguridad y las certificaciones que posea, y los compromisos de confidencialidad que pueda tener con sus empleados o los que nos interesen a nosotros. Me gustaría citar a Pedro Prestel, presidente de EUROCLOUD, en una conferencia, “Las empresas necesitan saber cómo se protege su información y cómo se garantiza la integridad y disponibilidad de la misma”

Como ya hemos hecho un presupuesto, tendremos más herramientas para evaluar la política de precios de cada proveedor que analicemos. Normalmente se paga una cantidad periódica mientras se esté usando el servicio, que puede llamarse suscripción, fee, tarifa, o de diversas formas. Lo que suele variar, es la cantidad de conceptos que se toman en cuenta para pagar (potencia de cálculo, número de máquinas, usuarios, espacio, funcionalidad, etc.). Por esto, el análisis previo nos permitirá conocer el precio a pagar por el servicio que queremos, tanto en el caso medio, como en las puntas o picos que habíamos calculado. También nos permitirá conocer posibles economías por niveles de contratación, o por períodos de permanencia.

4 – Plan de acción y plan de contingencia

Bien, hemos elegido proveedor. Ahora es el momento de elaborar el plan de contingencia, aquél ¿Qué pasa si…? Es el momento de cerrar el acuerdo de nivel de servicio, de establecer cómo se realiza el seguimiento del servicio, y en general, de elaborar el plan de acción.

En esta fase, ya intervienen los miembros del equipo que nombramos, que deben ser conscientes de las condiciones del servicio, de los indicadores a evaluar, y de los plazos que nos hemos marcado para la puesta en marcha. Ellos también se encargarán del cambio interno, de garantizar que el “nuevo estilo” de hacer lo que hayamos elegido, llegue a todo el público objetivo.

Cuando el servicio está activado, es el momento de pasar a la operativa normal, y medir.

5 – Medir impacto y satisfacción: comprobar indicadores

Debemos conocer si hemos cumplido los objetivos propuestos, y en qué medida. Pero los indicadores no nos valdrán solamente para conocer el nivel de satisfacción y cumplimiento en una primera fase, sino para conocer su evolución en el tiempo y para evaluar el desempeño del proveedor. Este conocimiento nos permitirá tomar medidas a tiempo y evitarán posibles perjuicios.

Los indicadores que se hayan elegido dependerán de cada compañía, y pueden ser económicos (sobre todo en una primera etapa de reducción de costes), de eficiencia de negocio (llegar antes al mercado, consumir menos tiempo o recursos en un procedimiento concreto, variación de ventas o satisfacción de clientes), de imagen o competitividad (lo que últimamente se mide mucho en base al impacto en redes sociales y foros especializados).

6 – Mantenimiento

Si hemos llegado hasta aquí, entonces hemos adoptado un nuevo servicio en la nube, que ahora entra en formato “mantenimiento”. Estaremos disfrutando de las ventajas de la nube, con las precauciones que hemos tomado. Lo conveniente es dejar pasar un tiempo, comprobar que el éxito es sostenible en el tiempo, y por lo tanto estamos listos para el siguiente paso: ¿Qué es lo siguiente que subimos a la nube?