Cómo medir la productividad de los empleados cuando la plantilla trabaja en remoto

A pesar de los esfuerzos de muchas empresas por devolver a sus empleados a la oficina, lo cierto es que en muchas empresas el trabajo en remoto ha venido para quedarse. Al menos, en parte de la plantilla. Esto es una realidad para las empresas que, ante la imposibilidad de encontrar talento a una distancia prudencial de sus oficinas, se ven obligadas a buscar en otras provincias o comunidades autónomas. Incluso en otros países., y contratan personal que trabaja en remoto

También hay empresas que han decidido no dar marcha atrás en el trabajo remoto, y en las que la plantilla al completo trabaja desde su lugar de preferencia, reuniéndose en persona cada cierto tiempo. En estos casos, todos los procesos de negocio deben adaptarse al nuevo formato de trabajo. También la medida de la productividad de cada trabajador será diferente. Por tanto es necesario desarrollar nuevas estrategias para valorar el rendimiento en remoto. ¿Cómo puedes hacerlo? ¿Qué factores intervienen en la productividad de los empleados remotos que no tienen peso en ella si los trabajadores desempeñan sus tareas desde la oficina?

Qué impacta en la productividad de un empleado que trabaja en remoto

Muchos estudios demuestran que quien trabaja en remoto puede tener mejores resultados. Tanto, que puede rendir en algunos casos hasta un 47% más. Pero es importante entender el impacto que puede tener el trabajo en remoto en la productividad general dentro de cada empresa en concreto, porque cada negocio es distinto.

Un aspecto positivo del trabajo remoto es la mejora en la flexibilidad que ofrecer, permitiendo que los empleados hagan sus tareas de manera independiente, y además durante las horas que prefieren. Esta autonomía suele llevar a una mayor satisfacción laboral, así como a una eficiencia mayor, ya. que los trabajadores pueden centrarse más en sus tareas sin las distracciones típicas de un entorno de oficina.

No obstante, una plantilla que trabaja en remoto puede sufrir un impacto negativo en lo que respecta a la comunicación entre los miembros de los equipos. En el caso del trabajo en remoto, los entornos de trabajo generador pueden ser más estáticos y aislados, y llevar a que haya menos relación entre departamentos distintos, e incluso entre los miembros de un mismo grupo de trabajo. Esto empeorará la comunicación, y puede desembocar en una reducción de la creación de valor en la organización. Por eso hay que buscar medidas que favorezcan la comunicación entre distintos equipos, además de dar facilidades para la comunicación dentro de un mismo grupo.

Cómo medir la productividad de los empleados de una plantilla que trabaja en remoto

Lo primero que hay que hacer para medir la productividad de los empleados es establecer unas expectativas y objetivos claros y realistas. Esto va mucho más allá de asignar tareas a los trabajadores. La empresa tiene que compartir su visión y misión con todos los miembros de cada equipo, y es necesario dividir los objetivos de cada proyecto en tareas tangibles. También hay que plantear las expectativas que se depositarán en cada puesto.

Todo esto debe incluir los indicadores de rendimiento clave, o KPIs, así como las hojas de ruta que se espera que sigan los miembros de cada equipo, y las expectativas en cuanto a la calidad del trabajo de cada uno. También es importante aprovechar las funciones para trabajo remoto de los sistemas de administración de recursos humanos. Estas plataformas ayudan a las empresas a diseñar y seguir los objetivos que tiene cada empleado, y a alinearlos con los objetivos de negocio. También servirán para comunicar estos objetivos y planes a cada empleado.

Así, cuando cada miembro de un equipo sea consciente de la parte del trabajo con respecto a la empresa y al equipo que le corresponde, puede trabajar de manera más centrada. Y cuando más detallada sea la hoja de ruta de su trabajo, y lo que tiene que hacer para conseguir sus objetivos, más fácil le resultará cumplirlos.

Herramientas de gestión del tiempo, y de gestión de proyectos

Otro de los sistemas que se pueden utilizar para medir la productividad de un empleado es el uso de herramientas de seguimiento del tiempo. Se trata de un método objetivo para medir la productividad, aunque su uso no quiere decir que solo mida las horas de trabajo. Estas herramientas pueden ofrecer información relacionada con cómo se distribuyen esas horas, e informar si se emplean para realizar tareas, reuniones u otras actividades profesionales.

Su misión es también ayudar a identificar acciones poco eficientes. Como un exceso de tiempo empleado en reuniones, o patrones de trabajo irregular que puedan empeorar la productividad. Con toda esta información, los responsables de equipos pueden diseñar estrategias para agilizar procesos y animar a gestionar el tiempo de manera efectiva. Eso sí, hay que tener en cuenta que no se trata de estar encima de los empleados a cada minuto, sino de crear un entorno que lleve a hábitos de trabajo eficientes.

A ello también pueden ayudar las herramientas de gestión de proyectos. Cuando un equipo trabaja en remoto, a veces sus miembros y gestores van un poco a ciegas sobre el estado de los proyectos, y estas herramientas pueden ayudar a terminar con ello, ya que ofrecen una plataforma centralizada desde la que se pueden crear y asignar tareas, y hacer un seguimiento de las mismas.

Ofrecen una interfaz visual que permite ver de un vistazo quién está haciendo una tarea concreta, el estado de las tareas asignadas y la línea temporal de los proyectos. Pero además pueden facilitar la colaboración, habilitar la compartición de documentos y fomentar la comunicación. Por tanto, las herramientas de gestión de proyectos son un elemento imprescindible para los equipos que, al completo o en parte, trabajan en remoto. Además, permiten detectar problemas en la realización de tareas, o en el tiempo que se tarda en hacerlas, en etapas que permiten corregirlos antes de que afecten al transcurso del proyecto.

La comunicación es clave

Además de estas herramientas y medidas, es necesario mantener siempre abiertos canales de comunicación. También comprobar el estado de las cosas, y de los miembros del equipo, con frecuencia. Para ello es aconsejable tener reuniones de equipo, aunque sean breves, diarias. Y con cada uno de los miembros, de manera individual, cada cierto tiempo. Así, los responsables del equipo puede resolver dudas, ver si uno o varios miembros del mismo tienen algún problema, y también aconsejar a su grupo.

También se pueden realizar revisiones de rendimiento individuales, aunque estas pueden ser más indicativas del progreso de cada miembro, o utilizarse para ver si es oportuno mejorar las condiciones de uno o varios miembros, o bien ascenderles o cambiarles de equipo o departamento.

Estas reuniones y revisiones ofrecen un feedback constructivo, y un reconocimiento del trabajo del empleado, que debe hacerse, y puede conseguir mejorar su productividad. Estas interacciones, que deben ser naturales, demuestran que un gestor o directivo está implicado además en el crecimiento del equipo o equipos que lidera. El efecto que tiene esto en los miembros del equipo es positivo, y puede llevar a que estén más satisfechos e implicados en su trabajo.

Pero cada empleado que trabaja en remoto tiene que autoevaluarse, lo que le llevará a pensar más en cómo hace las cosas, y a descubrir sus puntos fuertes y débiles, así como lo que puede mejorar. En estos casos, la tarea de los responsables de equipo es facilitar la autoevaluación, lo que no solo mejorará la productividad, sino que fomentará el crecimiento personal de cada trabajador.

Pensar en estos puntos puede hacer que un trabajador esté más motivado e implicado, lo que llevará a más productividad. También puede que una autoevaluación haga que cada trabajador descubra cosas sobre sí mismo y sus tareas que las evaluaciones convencionales pasan por alto.

A la vista de todo esto, la gestión de la productividad de equipos que trabajan en remoto requiere una mezcla de comunicación clara, uso estratégico de la tecnología e impulso del autoconocimiento en los trabajadores. Estableciendo objetivos claros, usando herramientas de gestión del tiempo y de proyectos, manteniendo contacto habitual entre los miembros del equipo y fomentando la autoevaluación son medidas clave para que los responsables de equipo puedan impulsar la productividad de sus miembros en remoto.

Eso sí, dado que cada proyecto y trabajador son distintos, es importante adaptar estas estrategias de manera adecuada a cada caso. Porque es tan importante mejorar la productividad como crear un ambiente de trabajo que apoye el crecimiento laboral y personal, así como la satisfacción general de cada equipo.