Un tándem ganador

Hay dos servicios que deberían implementarse en cualquier empresa que quiera ser rentable: el outsourcing, que cada vez está ganando más adeptos, y confiar en esto para la gestión documental. Francisco Clavache, director de las divisiones Océ Business Services y Océ Document Printing, cree que, hoy en día, estos servicios están al alcance de cualquier gran empresa o pyme, y nos habla de sus beneficios.

El outsourcing ofrece múltiples soluciones en cualquier situación. La externalización de las actividades ajenas al core business de una empresa se traduce en más eficacia, competitividad y agilidad. Y todo ello con una notable reducción de costes y sin necesidad de costosas inversiones tecnológicas.

Las consecuencias de la reciente tormenta financiera y la restricción de costes subsiguiente no han hecho más que potenciar la idoneidad del outsourcing. Constituye la mejor herramienta ante la necesidad de contener el gasto y ajustar al máximo los presupuestos. De hecho, la externalización de todo tipo de servicios ha seguido creciendo en los dos últimos años, mientras que la gran mayoría del resto de actividades económicas se estancaban o decrecían con contundencia.

Una realidad bien asentada

Lejos quedan los tiempos en los que se consideraba a estos servicios un lujo prescindible, que podían suplirse de forma interna sin mayor problema. Ahora, la inmensa mayoría de las empresas saben que, al externalizar un recurso o servicio, se ahorran costes tanto en la adquisición de hardware como en contratación y formación del personal.

Hoy por hoy, el mercado ya ha asumido que la externalización ayuda a mejorar la eficacia sin disparar los costes, gracias al asesoramiento de expertos y al arrendamiento de servicios o soluciones, en lugar de adquirirlos en propiedad.

La mejora global de la productividad, la calidad del proceso externalizado y la transformación de los costes fijos en costes variables son los factores más valorados por quienes apuestan por el outsourcing. Las áreas operativas en las que más se recurre a este modelo son los departamentos de Producción, Servicios Generales, Informática y RR.HH., por ese orden.

En lo que respecta a los procesos de gestión documental, tanto externalizados como gestionados de forma interna, éstos ayudan a las organizaciones a reducir costes y a agilizar operaciones. Entre tales procesos externalizables destaca la gestión de la impresión y el copiado. Dicha externalización, según un reciente estudio de Gartner, ayuda a reducir los gastos entre un 10% y un 30%.

Externalización de la gestión documental

Cuando una organización se decide por externalizar sus procesos de gestión documental, se reducen gastos, se mejora la productividad e incluso se contribuye a la protección del medioambiente.

Uno de los pasos fundamentales es la sustitución de las pequeñas impresoras de escritorio –presentes en cada puesto de trabajo- por sistemas multifunción para todo un departamento, ofreciéndoles funciones de impresión, copia, escaneado y fax en un único dispositivo. De su puesta en marcha y mantenimiento se encargará el proveedor de sistemas de impresión, con lo que los empleados no deben preocuparse jamás por cómo hacer funcionar el equipo ni por los recambios, sino centrarse en lo que quieren imprimir y generar valor para el core business del negocio.

Conviene no olvidar que, en épocas de inestabilidad económica como la actual, resulta imprescindible disponer de sistemas de impresión flexibles, que sean capaces de adaptarse a imprimir diferentes volúmenes y tipos de documentos. Desde blanco y negro y color, a una o a doble cara, hasta sistemas más o menos sofisticados en función de las necesidades de cada momento. De esta forma, se minimiza el impacto de un crecimiento o decrecimiento súbito de la demanda.

En nuestro caso, desde Océ complementamos todas estas prácticas con nuestros servicios de consultoría, soporte pre y post-venta, financiación y formación. Sólo así garantizamos que cada cliente obtiene la opción que mejor se adapta a sus necesidades.

Al añadir valor a lo largo de todo el proceso de la gestión documental, aportamos a clientes importantes ahorros de costes, mejoras de productividad y diferenciación respecto a la competencia, dotándoles de mejores herramientas de comunicación, tanto en gran formato como en formatos de documentos estándar.
 

Francisco Calvache, director de las divisiones Océ Business Services y Océ Document Printing.