Costes de impresión: tipos más importantes y cómo reducirlos

Cuando hablamos de costes de impresión estamos hablando de un tipo de gastos que derivan directa o indirectamente del entorno de impresión de nuestra empresa. En general los costes directos son aquellos que se generan por el uso de los dispositivos de impresión, y los indirectos son aquellos que se generan por la mera tenencia de aquellos.

Para entender mejor esta idea vamos a explicar ambos tipos de costes utilizando ejemplos específicos:

• Costes directos: el ejemplo más claro son los consumibles: cartuchos de tinta y tóner, papel y energía eléctrica.
• Costes indirectos: en este grupo se encuadran los costes derivados de mantenimientos y otros como la implantación políticas de seguridad, de gestión y de integración de impresoras.

El impacto que tiene cada uno de esos costes de impresión en una empresa puede ser mayor o menor dependiendo de las particularidades estructurales y organizativas de aquella. Esto quiere decir que aunque los costes directos suelen tener efectos más visibles a corto plazo los costes indirectos pueden acabar siendo más problemáticos a medio y largo plazo, sobre todo en empresas de gran tamaño con entornos de impresión complejos. En estos casos lo mejor es optar por recurrir a servicios de impresión gestionada, ya que nos liberarán de una importante carga de trabajo y nos ayudarán a optimizar nuestro entorno de impresión.

¿Cómo puedo reducir los costes de impresión?

Ya hemos visto que los costes directos son los que más notamos a corto plazo y es comprensible, ya que se producen a diario por el mero hecho de utilizar la impresora. Esto tiene una consecuencia importante, y es que podemos reducirlos de una manera bastante sencilla, sólo tenemos que saber qué medidas adoptar para conseguirlo.

Los costes organizativos, de gestión, mantenimiento e integración pueden ser más complejos, pero como indicamos anteriormente se manifiestan a medio y largo plazo, así que tenemos más margen para establecer las medidas oportunas que nos permitan reducirlos.

A continuación os dejamos una serie de recomendaciones fáciles de implementar y muy eficaces para reducir los costes de impresión en vuestra empresa:

1. Consumibles originales HP de alta capacidad: los cartuchos de tinta y tóner original HP en sus versiones de alta capacidad pueden ayudarnos a reducir nuestros costes de impresión hasta en un 50% y nos permitirán disfrutar de una calidad de impresión profesional.
2. Modo borrador: utilizar el modo borrador siempre que sea posible nos permitirá reducir el gasto de tinta y tóner en nuestra empresa. Es una manera muy sencilla de reducir los costes de impresión directos.
3. Impresión a doble cara: nos ayuda a reducir el gasto de papel y también puede marcar una gran diferencia, sobre todo en empresas que tengan un alto volumen de impresión y consuman una gran cantidad de papel.
4. Fiscaliza el uso del color: imprimir en color es una inversión y como tal debemos asegurarnos de que realmente se amortiza. Hacer impresiones en color de forma injustificada, excesiva o errónea puede acabar incrementando en gran medida el gasto de consumibles y por tanto elevar los costes de impresión de forma considerable. Si controlamos el uso del color en nuestra empresa podremos optimizar su uso y evitar derroches.
5. Conoce cómo imprime tu empresa: saber cómo trabajamos y cómo imprimimos es vital, ya que nos da las pautas que deberemos tener en cuenta a la hora de elegir nuestras impresoras y nos permitirá también establecer políticas de impresión que contribuyan a ahorrar dinero. Un ejemplo claro y sencillo es el de la empresa que imprime sobre todo texto y en grandes cantidades de forma continua. Con esa tendencia su mejor opción son las soluciones láser monocromo, complementadas por alguna solución a color para las impresiones residuales.
6. Cuida la seguridad: un entorno de impresión no protegido es un riesgo potencial que puede acabar costándonos mucho dinero. Si protegemos adecuadamente nuestras impresoras no sólo evitaremos posibles robos y pérdidas de información, sino que además contribuiremos al óptimo funcionamiento de las mismas, lo que implica menos gastos en mantenimientos y menos pérdidas de tiempo.
7. No mantengas impresoras obsoletas: las impresoras viejas son una ineficiencia importante, tanto por cuestiones de rendimiento como de seguridad, coste por página y consumo energético. Renovar impresoras de forma periódica es vital para mantener un entorno de impresión optimizado.