Impresora como herramienta de trabajo: la importancia de elegir bien

La impresora como herramienta de trabajo ha experimentado un proceso evolutivo muy importante durante los últimos años, ya que ha pasado de ser un dispositivo que sólo servía para imprimir a convertirse en una solución «todoterreno» que no sólo puede hacer copias, escanear y enviar faxes, sino que además cuenta con conectividad inalámbrica, dispone de un sistema operativo propio que le permite trabajar de forma independiente y cuenta con funciones de impresión móvil.

El cambio ha sido muy grande y gracias a ello la impresora en el lugar de trabajo ha adquirido un papel más importante comparado con el que tenía hace años. Esto ha tenido a su vez una consecuencia importante, y es que su impacto sobre el flujo de trabajo y los costes de la empresa también ha aumentado.

Elegir adecuadamente la impresora (o impresoras) que necesitamos es fundamental para construir un entorno de impresión optimizado y ajustado a los requisitos de nuestra actividad profesional y de nuestros empleados, un objetivo que puede ser complejo pero que podemos cumplir sin problemas si adoptamos un guión concreto.

La importancia de saber elegir

A la hora de elegir la impresora o las impresoras más adecuadas para nuestra empresa debemos realizar un análisis previo que nos permita conocer a fondo las necesidades reales de la misma. Este paso es clave para empezar a construir con buen pie un entorno de impresión optimizado y ajustado a la realidad de nuestra empresa.

En este sentido lo ideal es hacer un examen exhaustivo del tipo de trabajo que realiza cada departamento, sección o grupo de nuestra empresa. A partir de ahí deberemos sacar una estimación del ciclo mensual de impresiones para determinar el nivel óptimo de capacidad mensual que deben cumplir las impresoras y su velocidad de impresión.

También hay que valorar otros aspectos clave como la necesidad de disponer de capacidades multifunción y de otras características avanzadas. Tampoco podemos pasar por alto las medidas de seguridad que necesitemos implementar, ya que las impresoras se han convertido en uno de los principales objetivos de los cibercriminales y necesitan protección.

Para entenderlo mejor podemos hablar por ejemplo de las impresoras compartidas, que deberán contar con un sistema de seguridad «Pull Print» que evite las impresiones cruzadas y la pérdida de documentos.

Estas pautas nos darán una base muy útil sobre la que podremos acertar en la elección de las nuevas impresoras para nuestra empresa. Os recordamos que si el proceso os resulta complejo podéis recurrir a los servicios de impresión gestionada de HP.